おはようございます。
昨今の状況から、在宅勤務のお話が多くなってきました。元々環境が整っている会社では大きな混乱がなく対応できているように思いますが、事前に環境が整っていない会社では、対応を検討する必要が出てきています。
現実には、職種によっては在宅勤務が難しかったり、書類/捺印が必要な書類があったり、環境はあっても利用する文化がなかったりと様々な課題に直面しますが、ITで解決できる部分についてご紹介していきます。
在宅勤務での課題とは？
普段、会社に出勤して仕事をしていると気づかない部分になりますが、いざ在宅勤務を行うと基本的な部分で課題に直面します。
私も自身も、在宅や外出先で仕事を行うことが多いため、その経験と私が使用しているツールの紹介も踏まえてお話していきたいと思います。
業務を行う上での課題
まずは従業員の立場や個人の方などで、自身が業務を行う上での課題をまとめてみます。
- マメにコミュニケーションを取りたい
- 遠隔で打合せをしたい
- データ共有/共同編集をしたい
基本的に一人で黙々と作業を行うこと以外は、社内/社外の方と連絡を取ることが必要になるため、ここに対する課題が発生します。今はクラウドを利用したサービスが多くあるので、インターネットにつながっていればそこまで不自由を感じることは少なくなりました。
私の場合、コミュニケーションはメール(Gmail)をベースに、簡易的なやり取りやグループへの連絡はチャット系(Facebook、LINE、Chatwork、Slack)を利用しています。ある程度の組織規模になると、ハングアウトやTeamsを利用することも多くなると思います。
打合せはビデオ会議が多いので、Skype、Zoom、ハングアウトなど、相手のツールに合わせて利用しています。最近はZoomを使う方が増えてきたように思いますが、事前につながりを持たなくても、URLを発行して共有するだけで会議ができるのは便利ですね。
データの共有はGoogleDriveを中心に、Dropboxを併用しています。併用しているとデータを探すことが発生しまうことがあるのが難点だと思っています。
また会社内のファイルサーバーでデータ管理を行っているケースや、クラウド上に置けないデータを確認/編集する場合など、「社外から社内サーバーにアクセスしたい」課題が発生します。この場合、リモートデスクトップツールやVPNなどの環境を用意することが多く、直ぐに対応することが難しい場合があります。私は以前、リモートデスクトップのSplashtopというツールを利用して、社内ネットワーク内のPCにアクセスしていました。
業務を管理する上での課題
また管理者の立場の方など、従業員の業務を管理する上での課題をまとめてみます。
- 適切な労働管理をしたい
- 所在地や予定を管理したい
- 情報管理や配信をしたい
管理者の立場からすると、在宅勤務の時にもちゃんと業務を遂行されているのか確認する必要があります。また外出するのであればどこに行くのかなども把握する必要があります。必要以上の管理には相互に手間がかかりますし、管理されている側のことを考えて対応を検討する必要があります。
この辺りはG-SuiteやOffice365などが導入されていると、アクティブかどうかも見れますし、カレンダー機能でスケジュールが共有できるので楽だと思っていますが、MDMツールでPCの稼働時間が見れるツールなどもありますので、併せて検討していくことがいいと思います。
また会社からの緊急通達や安全管理情報などを、適切に配信したり、緊急時の安否確認をしたりできるよう検討する必要があります。この辺りはメーリングリストやチャットで連絡する場合も考えられますが、専用のシステムがありますのでこちらを使用していくのが楽だと思っています。
他にはセキュリティに対する懸念や、私物機器(携帯/PC)の利用などがありますが、システム的に必要な対応を行う必要がありますが、多くの事故は人に起因していることから、教育や注意喚起で対応を行うことが必要と思っています。
ITと併せて知恵を使う
今までご紹介したやり方は、一般的によくつかわれるツールや使い方をベースにお話してきましたが、会社によって状況は様々です。ITツールも知恵を使うことで、本来の使い方に加えて便利な使い方をすることができます。
例えば私が聞いたものでは、ビデオ会議で使われるZoomを使って、オフィスに在籍している環境を疑似的に再現しているものがありました。
グループのメンバーは就業時間になると指定のビデオ会議に参加し、在宅勤務中はスピーカーをONにしてマイク/カメラはOFFにしながら、業務を行っています。これにより誰かが「〇〇さん」と呼びかけると会話を行うことができます。
これにより会社にいる時のように、簡単な会話をベースに相談や確認ができたり、同時に就業管理が行えたりと、うまい使い方だと思いました。このようにITツールがもつ機能を使って様々な使い方ができるので、自社に合った使い方を検討していくことはとても大切になります。
最後に
この他にも外で仕事を行う上では、様々な課題があると思っています。特に日本はハンコリレーの文化が根強いので、完全に在宅に切り替えるにはまだまだ障壁があると感じていますし、飲食業やサービス業、小売業など、そもそも在宅勤務に向いていない業界もあると思っています。
とはいえ昨今の状況から、急な対応を求められている会社も多いと思っています。大変な時期ではありますが、これを機に自社のまたは自身の働き方を見直すにはいい機会だと思っています。
アンドファンでもITをベースにした業務改善尾ご相談も承っておりますので、ご興味あればお気軽にスタッフまでお声がけください。
それではまた。
アンドファン株式会社
中小企業診断士 田代博之
