ミャンマーへ委託先変更？今、本当に大丈夫？リスクとチャンスを徹底解説
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作業者 テンポラリー
最近、在宅ワークやの増加や訪問の自粛により、今まで訪問を前提に行われてきた打合せが、ビデオ会議やウェブ会議のツールを介して行われることが増えてきました。
私の営業現場でも、ほとんど全ての打合せがビデオ会議に置き換わっています。
それに伴い、訪問時にはあまり気にかけなかったことへの配慮や、ビデオ会議やウェブ会議ならではの対応が求められていますが、あまり使い慣れていない方にとっては、どのような点に注意すれはいいのか、なかなかわかり辛いことも多くあります。
本日は、私が実践する中で対応している、ビデオ会議やウェブ会議に上手に対応するためのコツをまとめていきたいと思います。
まずは会議前に行うべき準備について、まとめていきます。
まずはビデオ会議やウェブ会議を確実に行えるように、環境を確認して併せておく必要があります。特に使用するツールは会社で制限がかかっている場合もあるので、事前に調整しておく必要があります。
またどちらかが使い慣れているツールを利用することが多いと思いますが、当日もたつかないように、事前に問題なく使用できるかと最低限の操作方法は確認しておく必要があります。
複数名が参加する場合、特に普段社内で利用しているツールと違うときは、日時以外にもどのツールでどの方法(URL)で参加するのか、事前の利用確認などの、周知も忘れないようにする必要があります。
会議の実施が確認できれば、次は円滑に進めるための準備を行います。ビデオ会議やウェブ会議では資料が相手方に見えづらい場合もあるため、出来るだけ事前の送付することをお勧めしています。
複数名で参加する場合、大まかな流れと誰が話すのかは、事前に確認しておく必要があります。ここの確認ができていないと、当日結構もたつきます。
また在宅勤務中に参加されるメンバーがいる場合もあるので、事前にどこから参加するのかを把握しておくと、より円滑に進めることができます。
続いては、実際の会議中に行う対応について、まとめていきます。ここではビデオ会議やウェブ会議ならではの部分も多くなってきます。
会議開始後に必要なことは、各参加者が音声(または映像も)届いているかの確認が必要です。仰々しく行う必要はないので、聞こえていますか？位の問いかけでよいと思っています。
また相手方の参加者が全員揃っているかの確認を忘れないように実施してください。1つのアカウントで複数人入る(会議室等)場合もありますので、一声かけてからスタートする必要があります。
その後は、こちらの参加者とその役割を紹介していきます。ビデオ会議やウェブ会議では誰が参加しているかわかり辛く、また名刺交換が行われませんので、その代わりのイメージです(例：営業の〇〇と技術の△△が参加しています等)。
大体の場合はこちらが紹介すれば、相手方も紹介をしてくれると思いますが、もしなければこちらから聞くようにするといいと思います。
ここでのポイントは、名前と役割がわかっても、部署名や役職がわからない場合が多くあります。事前にパワポ等で参加者の部署/役職/名前を表示しておくとわかりやすいですし、会議後にメールでもらうようにすることも有効と思います。
会議が始まってからの会議相手への配慮は必要で、一度聞こえていても途中で音声の調子が悪くなることもありますので、ちゃんと聞こえているかのやり取りが必要になります。例えば、こちらが話す場合はここまでは大丈夫ですか？と聞いたり、相手が話をしている場合は適度に相槌を打ったりするといいと思っています。
自分が聞こえなくなった場合は遠慮なく聞こえなかった旨を伝えて、もう一度お話しいただくことも必要です。またこちら側で相談したい場合なども、遠慮なくその旨を伝えてミュートにしたうえで会話を行うことも有効です。
またビデオ会議やウェブ会議では、誰が話しているのか？誰に向かって質問をしているのか？がわかり辛いことがあります。この辺りにも配慮して、名乗ってから話し始めたり、質問する時には答えてほしい人の名前を伝えたりする工夫が必要になります。
最後に、資料を共有しながら説明する場合は、カーソルやポインタを使用して、どこを説明しているのか指し示しながら話をすると、より分かりやすくなります。ちなみに私はパワーポイントのポインタツールを利用することが多いです。
その他にコツとして私が使用していることも紹介していきます。
まずはツールにもよると思いますが、資料などを画面共有する際は、画面そのままを共有するのではなく、アプリやブラウザ単位で共有するようにしています。これは会議中にチャットやメールの通知が出ることを防いだり、デスクトップが見えてしまうリスクをなくしたり、こちらで全画面表示をしなくてもいいなどのメリットがあります。
次に、相手先によってはビデオ機能の有無に差があります。ビデオをオンにしている場合、こちらが説明する時や相手が説明する時には、ビデオ機能をオフにしています。これは通信帯域の負荷を下げて安定させてい想いと、相手が説明に集中できるようにするために行っています。
最後に、ビデオ会議やウェブ会議では出来るだけ5～10分前には終われるように時間管理を行っています。時間管理はリアルな打合せでも同様ですが、ビデオ会議やウェブ会議が多くなると、切れ間なく次の予定が入っているケースが多いように感じています。その場合、次以降の会議への影響を考えて特に早く終われるように意識しています。
とはいえ、今の会議の内容も大事で、内容をおろそかにしていいわけではないので、出来るだけ余計なところで時間を使わないように、意識しているイメージです。
最近ではビデオ会議やウェブ会議のマナーなどの記事も多く見かけるようになり、時にはこれって必要？と思えるものもあります。私としては、最低限のマナーはあるものの後は相手の考えに合わせて対応していくことが重要と思います。
それ以上の打合せをスムーズに進めて目的を達成していくことの方が、両社が望む結果につながると考えています。
弊社では、IT関連に対するご支援を広く行っておりますので、ご興味ある方はお気軽にお近くのスタッフまでお声がけください。
それではまた。
アンドファン株式会社
中小企業診断士 田代博之