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作業者 テンポラリー
おはようございます。
私自身も個人ではGmailを活用しているのですが、無料でメールアドレスが作成でき、メールサービスが利用できるフリーメールサービスを利用されている方は多いと思います。簡単に利用ができて便利な機能が利用できる場合もありますので、本当に便利な世の中になったと感じています。
しかし、私が個人開業をする上で真っ先に対応したことが、ドメインを取得して無料ではないメールアドレス/サービスを利用することでした。
セキュリティ面や技術面を細かく書くつもりはありませんが、私自身ビジネスでフリーメールアドレスを利用するには懸念点があると思っていましたので、今回はこの辺りをまとめてみました。
フリーメールサービスとは、簡単に言うと無料で電子メールアカウントが取得でき、利用者からすると特に細かい設定や準備を行わなくても、すぐにでもメールを利用できます。
有名なところではGmail(@gmail.com)、Yahooメール(@yahoo.co.ne)、Outlookメール(@outlook.com)などがあり、たまにプロバイダが発行したアドレスを使用されている方もいますが、多くの方が上記3社のどれかのサービスを利用されていると思います。
スマホアプリとも連動することができ、Gmailではカレンダーやチャット、ビデオ会議(ハングアウト)、データストレージ(ドライブ)なども利用できるなど、機能面で見ると本当に充実しています。
上記サービスにおいて、私の感覚で圧倒的に利用者が多いのが、Gamilだと思っています。私自身も利用していますし、関連サービスの利用が可能で、セキュリティに関するレベルも無料とは思えない程に充実していると考えています。
しかし「個人で利用するサービス」というイメージが強いように思いますので、私は真っ先に独自ドメインを取得し、有料版のGmail(G-Suite)を利用してメールアドレスを作成しました。その時私が考えた懸念点について、よく利用しているGmailを中心に考えていきます。
フリーメールアドレスのドメイン「gmail.com」などは、フリーメールを利用していることが相手方にもわかってしまいます。個人向けで利用している場合に気になることは少ないかと思いますが、信用が重視されるビジネスシーンにおいて、機密情報や取引情報などのやり取りもされる状況の中でフリーメールアドレスを利用することは、信用の面において劣ります。
取引もメールも相手方がいるものですので、相手方を想えば信頼できる相手だと思われるように、対応をする必要があると感じています。
メールは今やなくてはならない存在になっていますので、メリットだけでなく様々なリスクを抱えている面もあります。ですので、たかがメールと考えている方もいるかもしれませんが、私は取引相手への配慮、IT意識、リスク対策、事業継続性など、会社の考え方を反映するものだと思っています。
そんな中、個人で利用するイメージの強いフリーメールサービスを利用して事業を行っていると、取引相手にはどのように映るでしょうか？
メールアドレスだけで判断されるわけでは無いですが、本当に事業を行っているのか？この会社と取引していいのか？など、悪い印象を持たれなかったにしろ、少なくともいい印象を持たれることは無いと思います。
官公庁や大手企業、セキュリティの厳しい企業ではフリーメールアドレスとのメールのやり取りができない可能性があります。またフリーメールのアドレスを迷惑メールと判断される場合もありますので、特にBtoB向けのビジネスをされている場合は、注意が必要です。
例えば、不正アクセスや乗っ取りなどでアカウントがアクセスできなくなった場合などに、対処が難しくなる(できなくなる)可能性があります。事業を行う上でメールは必須のものになっているので、万が一の場合には早期に復旧するための体制が必要になります。
ここはサービスごとに違うかもしれませんが、Gmailでは無料版ではWebFAQのみになっていて、有料版は日本語による24時間365日のサポートで電話対応も可能です。サポート体制があれば、何かあっても早期に対応をとることができます。
組織やチームが増えて複数人で利用する時のことを考えると、無料版ではユーザーごとの設定を細かくできる管理画面もないですし、複数人で使用する前提で作られていないこともあり、会社として管理をしていくことが難しくなります。
私が感じていた懸念点をまとめてみましたが、私自身(Gmail)はセキュリティなどの技術的懸念というよりも、フリーメールアドレスをビジネスで使っている意識に対する「相手方からの信頼」を重視しています。
信頼に対する効果を、定量的に測って費用対効果を出すことは少し難しいと思いますが、私が利用しているドメインと有料版G-Suiteはそれぞれ“年額”で1,150円、6,000円でしたので、最低限必要になる投資だと割り切って進めることも重要かと思います。
あまりITに詳しくない方や、どのようにしたらいいかわからない方がいましたら、アンドファンでも相談を受け付けていますので、お気軽にスタッフまでご連絡下さい。
それではまた。
アンドファン株式会社
中小企業診断士 田代博之